Automatiza tu control de gastos: clasifica los movimientos del banco en Google Sheets

Si cada mes exportas los movimientos de tu banco, puedes hacer que una hoja de cálculo los clasifique sola por categorías (supermercado, transporte, suscripciones…) y te dé el total de cada una. Solo necesitas una tabla de palabras clave y dos fórmulas. Una vez montado, el trabajo mensual es pegar los movimientos nuevos y revisar los pocos que queden sin clasificar.

Lo que vas a construir

Una pestaña Movimientos donde pegas lo que exportas del banco.
Una pestaña Reglas con palabras clave y su categoría.
Una pestaña Resumen con el total por categoría, y opcionalmente por mes.

Todo funciona dentro de tu cuenta de Google; no tienes que conectar tu banco a ninguna app ni dar tus credenciales a nadie. Es la diferencia principal con las apps que leen tus cuentas mediante agregadores bancarios PSD2: aquí tú decides qué datos entran y cuándo. A cambio, el trabajo de exportar es manual. Si prefieres comparar con una app, tienes una guía para elegir app de control de gastos.

Paso 1: exporta los movimientos y límpialos

Desde la banca online, descarga los movimientos del mes en Excel o CSV. La opción suele estar en la ficha de la cuenta, junto al buscador de movimientos, con un icono de descarga. En Google Sheets: Archivo > Importar > Subir, y elige si quieres crear una hoja nueva o añadir los datos a la actual.

Deja solo las columnas de fecha, concepto e importe y borra el IBAN, el saldo y cualquier dato que no necesites. Coloca los datos en la pestaña Movimientos así: columna A fecha, B concepto, C importe (los gastos en negativo, como suelen venir del banco). La fila 1 queda para los encabezados.

Dos problemas típicos al importar

Los importes no suman. Si el archivo usa la coma decimal (12,50) y tu hoja está configurada en inglés, Sheets los tratará como texto. Ve a Archivo > Configuración > Configuración regional y elige España antes de importar. Para comprobarlo, escribe en una celda libre =ISNUMBER(C2): si devuelve FALSE, el importe es texto.

Las fechas no se reconocen. Pasa lo mismo con fechas tipo 05/10/2026 si la configuración regional no coincide. Con la configuración en España suelen importarse bien. Comprueba con =ISNUMBER(A2) igual que antes.

Paso 2: crea la tabla de reglas

En la pestaña Reglas, escribe en la columna A una palabra que aparezca en el concepto y en la columna B la categoría:

A (palabra clave)	B (categoría)
MERCADONA	Supermercado
LIDL	Supermercado
RENFE	Transporte
REPSOL	Transporte
NETFLIX	Suscripciones
SPOTIFY	Suscripciones
IBERDROLA	Suministros
TRASPASO	Traspaso interno

Ajusta las palabras a los conceptos que aparecen en tus extractos. Copia el texto tal y como lo pone el banco, porque a veces abrevia o usa el nombre de la empresa en lugar del de la marca.

El orden importa

La fórmula del paso siguiente devuelve la categoría de la primera regla que coincide, en el orden de la tabla. Pon las reglas más específicas arriba. Si tienes “AMAZON PRIME” como Suscripciones y “AMAZON” como Compras online, “AMAZON PRIME” debe ir antes; si no, todo lo de Amazon acabará en Compras online.

Cuidado también con las palabras demasiado cortas. Una regla “BAR” para clasificar bares atraparía cualquier concepto que contenga “BARCELONA”. Usa palabras más largas o el nombre concreto del local.

Paso 3: la fórmula que clasifica

En la pestaña Movimientos, en la celda D2, escribe:

=IFERROR(INDEX(FILTER(Reglas!B$2:B$100; Reglas!A$2:A$100<>""; REGEXMATCH(UPPER(B2); Reglas!A$2:A$100)); 1); "Sin clasificar")

Arrastra la fórmula hacia abajo. Para cada movimiento, filtra las palabras clave de tu tabla que aparecen en el concepto y devuelve la categoría de la primera. Escribe las palabras clave en mayúsculas, porque la fórmula pasa el concepto a mayúsculas antes de comparar. Si no encuentra ninguna, pone “Sin clasificar”.

Si tu hoja usa la coma como separador de argumentos, cambia los ; por ,. Depende de la configuración regional (Archivo > Configuración).

REGEXMATCH interpreta las palabras clave como expresiones regulares, así que algunos caracteres tienen significado especial: el punto (.) coincide con cualquier carácter, y signos como +, *, ( o ? pueden dar error. Si una palabra clave los necesita, escríbelos precedidos de una barra invertida, por ejemplo AMAZON\.ES.

Alternativa sin expresiones regulares (y válida en Excel)

Si prefieres evitar las expresiones regulares, o trabajas en Excel de Microsoft 365, puedes usar la búsqueda de texto normal, que además no distingue mayúsculas. En Google Sheets:

=IFERROR(INDEX(FILTER(Reglas!B$2:B$100; Reglas!A$2:A$100<>""; ISNUMBER(SEARCH(Reglas!A$2:A$100; B2))); 1); "Sin clasificar")

En un Excel en español con la función FILTRAR disponible, la misma idea se escribe así:

=SI.ERROR(INDICE(FILTRAR(Reglas!B$2:B$100; (Reglas!A$2:A$100<>"") * ESNUMERO(HALLAR(Reglas!A$2:A$100; B2))); 1); "Sin clasificar")

Cómo queda con datos de ejemplo

A (fecha)	B (concepto)	C (importe)	D (categoría)
02/10/2026	COMPRA TARJ. MERCADONA VALENCIA	-54,20	Supermercado
03/10/2026	RECIBO IBERDROLA CLIENTES	-61,35	Suministros
05/10/2026	COMPRA TARJ. NETFLIX.COM	-9,99	Suscripciones
07/10/2026	COMPRA TARJ. FARMACIA CENTRO	-12,40	Sin clasificar

Los conceptos e importes son inventados para ilustrar. La farmacia no tiene regla, así que queda sin clasificar: basta con añadir “FARMACIA” con la categoría Salud y, desde ese momento, todas las compras en farmacias se clasificarán solas.

Paso 4: el resumen por categoría

En la pestaña Resumen, pon en la columna A las categorías y en B2:

=-SUMIF(Movimientos!D:D; A2; Movimientos!C:C)

El signo menos convierte los gastos en números positivos. Arrastra hacia abajo y tendrás el total de cada categoría. Con los datos del ejemplo, Supermercado sumaría 54,20, Suministros 61,35 y Suscripciones 9,99.

Si en una misma categoría puede haber devoluciones o ingresos (por ejemplo, la devolución de una compra), SUMIF los restará del total. Si quieres sumar solo los gastos, usa SUMIFS con un segundo criterio:

=-SUMIFS(Movimientos!C:C; Movimientos!D:D; A2; Movimientos!C:C; "<0")

Excluye del resumen la categoría “Traspaso interno”: mover dinero entre tus propias cuentas no es un gasto, y si lo cuentas inflará los totales. Para verlo de un vistazo, selecciona las dos columnas y usa Insertar > Gráfico.

Resumen por meses

Si guardas varios meses en la misma pestaña, añade en Movimientos una columna E con el mes de cada movimiento. En E2:

=DATE(YEAR(A2); MONTH(A2); 1)

Así todos los movimientos de octubre tendrán como mes el 1 de octubre. En Resumen, escribe en la fila 1 (desde B1) el primer día de cada mes y usa en B2:

=-SUMIFS(Movimientos!$C:$C; Movimientos!$D:$D; $A2; Movimientos!$E:$E; B$1)

Arrastra hacia la derecha y hacia abajo y tendrás una tabla de categorías por meses. Otra opción, sin fórmulas, es una tabla dinámica: Insertar > Tabla dinámica, con la categoría en filas, el mes en columnas y la suma del importe en valores.

Cada mes

Pega los movimientos nuevos debajo de los anteriores, sin duplicar los que ya estaban. Fíjate en la fecha del último que tenías.
Arrastra las fórmulas de las columnas D y E hasta las nuevas filas.
Revisa los “Sin clasificar” y añade nuevas palabras clave a la tabla de reglas.
Copia el resumen en tu plantilla de presupuesto para compararlo con lo previsto.

Con el tiempo, casi todos los movimientos se clasificarán solos. Revisar la lista también es una buena forma de detectar cobros que no esperabas: si aparece algo raro, mira qué hacer con un cargo desconocido en la tarjeta, y si descubres pagos recurrentes que no usas, cómo cancelar suscripciones.

Cuida los datos de la hoja

Aunque hayas borrado el IBAN, los conceptos dicen mucho de ti: dónde compras, qué servicios usas, a quién pagas. Algunos consejos:

No compartas la hoja con enlace público. Si la compartes con tu pareja, hazlo por correo con acceso solo para esa persona.
Protege tu cuenta de Google con la verificación en dos pasos: quien entre en ella verá todos tus movimientos.
Borra los archivos CSV de la carpeta de descargas después de importarlos, sobre todo si usas un ordenador compartido.

Preguntas frecuentes

¿Puedo hacer que los movimientos se importen solos desde el banco?

No de forma directa con estas fórmulas. Para importar automáticamente hace falta conectar la cuenta con un servicio que use el acceso PSD2, lo que implica dar permiso a un tercero para leer tus movimientos. El método de esta guía es manual a propósito, para que no tengas que hacerlo.

Mi banco pone conceptos muy genéricos, como “PAGO CON TARJETA”. ¿Qué hago?

Algunos bancos dan más detalle en el archivo exportado que en la pantalla, así que prueba los dos formatos (Excel y CSV). Si aun así el concepto no identifica el comercio, tendrás que clasificar esas líneas a mano: escribe la categoría directamente en la columna D, sustituyendo la fórmula en esa fila.

¿Funciona con varias cuentas o tarjetas?

Sí. Pega los movimientos de todas en la misma pestaña y añade una columna con el nombre de la cuenta si quieres distinguirlas. Recuerda clasificar como traspaso interno el pago de la tarjeta de crédito desde la cuenta, porque si no contarás dos veces los mismos gastos: una al comprar con la tarjeta y otra al liquidarla.

¿Y si quiero que lo haga la IA?

Puedes pedir a un asistente de IA que te sugiera palabras clave y categorías a partir de tus conceptos, siempre sin darle datos personales. Lo explico en cómo usar la IA para tu presupuesto sin compartir datos sensibles.

Relacionado: Plantilla de presupuesto mensual · Alertas de gastos